La gestion de projet est une partie vitale d’un projet : sa planification est la première étape pour atteindre votre objectif. C’est cette première étape qui doit être complétée afin d’obtenir l’approbation de vos collaborateurs et les ressources qui seront injectées dans ce projet.
Les parties prenantes peuvent être toute personne ou entreprise susceptible d'être affectée par le résultat de votre plan de projet.
Ainsi, vos clients et utilisateurs finaux sont également des parties prenantes.
Votre travail consiste à vous tenir au courant de leurs considérations et de leurs préoccupations lorsque vous créez votre plan de projet.
Vous devez rencontrer et communiquer avec les commanditaires du projet et les principales parties prenantes.
Cette rencontre leur permettre de parler de leurs attentes à établir des dates clés pour le calendrier, la portée du projet et le budget.
Une fois que tout cela est fait, vous pouvez créer un cahier des charges de la portée du projet.
C’est un document comprenant tous les détails de la portée du projet, listant notamment toutes les parties prenantes sur une même page.
Cela réduira les problèmes de communication qui peuvent être très coûteux au stade du développement.
Une fois que vous avez terminé de collecter des données sur ce que les parties prenantes veulent vraiment, définissez des priorités et des objectifs spécifiques pour vous et votre équipe.
Cela permettra de décrire efficacement les objectifs du projet que vous devez atteindre.
Vous devez vous assurer que le langage utilisé dans ce document est clair et pas trop technique afin qu’il puisse être facilement communiqué et partagé avec toutes les parties prenantes sans problème.
L'étape suivante consiste à définir le résultat de votre projet.
Vous devez le décomposer en plusieurs étapes nécessaires à la réalisation du projet.
Vous devez également définir les résultats spécifiques que le projet produira. Vous devrez estimer toutes les dates d’échéance, pour chaque étape menant à chaque produit répertorié dans votre plan.
Vous pourrez ensuite montrer les progrès à chaque partie prenante.
Le calendrier du projet est un point important dans votre réussite.
Vous devrez passer en revue chaque livrable et assigner toutes les tâches qui doivent être effectuées pour terminer chaque produit.
Pour chaque tâche, vous devez déterminer combien de temps cela prend, quelles ressources sont réellement nécessaires pour accomplir la tâche et quels sont les membres de l’équipe nécessaires les mieux adaptés pour mener à bien le projet.
Ensuite, vous devez définir toutes les dépendances liées à votre projet.
Y a-t-il des tâches qui doivent être terminées en premier pour que les autres puissent commencer ?
Engagez votre équipe, peut-être pour avoir une meilleure idée de la durée de telle ou telle tâche, ou pour trouver des interdépendances.
Aucun projet n’est sans risque et vous devez avoir différents scénarios d’urgence, si celui d’origine ne fonctionne pas.
Y a-t-il des problèmes potentiels ou prévisibles qui pourraient affecter le processus de planification du projet ? Ces problèmes peuvent ressembler aux vacances d’un membre de l’équipe ou à des vacances à venir qui peuvent retarder la productivité.
Vous devez être claire sur quels sont les problèmes, mais vous devez d’abord évaluer correctement leur impact pour être sûr qu’ils présentent un risque pour le projet.
N’oubliez pas que lorsque vous êtes en train d’élaborer un plan de projet, vous devez savoir comment gérer les risques et envisager toutes les étapes qui peuvent prévenir ou réduire les risques.
Une fois toutes les étapes ci-dessus terminées, vous aurez un plan de projet à présenter à vos parties prenantes. Au cours de cette réunion, vous pouvez leur expliquer comment vous avez pris en compte leur apport et comment vous l’avez intégré au plan.
Vous pouvez également présenter toutes les solutions aux conflits qui ont pu surgir entre l’équipe ou les intervenants.
L’étape suivante consiste à attribuer des rôles à vos parties prenantes. Qui recevra quels rapports et à quelle fréquence ? Quelles décisions seront votées par qui ?
Vous devez vous assurer que votre plan de projet est clair et ne prête pas à confusion. De plus, vous devez le rendre accessible à tous afin qu’ils n’aient pas à vous courir après pour quelque chose d’insignifiant.
La gestion du projet et l’élaboration d’un plan clair, soigné et précis sont très importants pour éviter les erreurs et les problèmes qui surviennent lors de la mise en œuvre du projet.
